Sempre leio as pessoas no twitter tendo um lindo sonho: ler e responder todos os emails. Alguns falam que conseguiram e outros dizem que inbox limpa é mito. Bem, Jovens Padawans, eu afirmo que não é mito. Você pode SIM zerar sua caixa de emails. Mas tem alguns passos para conseguir essa proeza Jedi.
Classificar e-mail
O grande truque para você zerar a inbox é classificar os emails. O grande erro das pessoas é que na hora que recebem um email, com a porcaria do push ligado, algo que já falei aqui que acaba com a produtividade, ou respondem na hora, parando o que estão fazendo, ou deixa ele para o famoso depois eu leio. Quando você for ver, depois de um dia de trabalho, vai ter lá 100 emails não lidos. O que você precisa fazer é classificar os e-mails.
Primeiramente, desligue a porcaria do push ou coloque para checar email de 30 em 30 minutos. Ao chegar no trabalho de manhã, comece a classificar os seus emails da forma que você achar melhor. Bem, eu faço assim:
Criei algumas bandeirinhas e dei nomes a elas. Ao começar ler os email, começo a apagar os que não tenho interesse, responder aqueles simples, que apenas um OK, Recebido e Fechado bastam e classifico os emails. Assuntos do meu trabalho, para Office, do blog, para Blog – Pendências e particular para Particular.
Depois da classificação, começo a priorizar e dar prazos para as mensagens de cada categoria. E para isso uso um aplicativo para GTD. Ou seja, faço uma lista de To Do das mensagens e coloco datas limites e outras observações importantes. Olhem o meu fluxo de trabalho:
Li o email, classifiquei e priorizei a sua resposta. Depois que fiz isso com todos os emails, vou até o aplicativo que crio as To Do e começo a trabalhar nesses emails. Assim a minha ansiedade de ter 1000000 de emails não lidos acaba e ao bater o olho sei o que preciso fazer sem perder prazos e ser bem mais profissional.
Fazendo assim o famoso esqueci de enviar acaba, pois você tira sua cabeça essa obrigação de lembrar de tudo e coloca em um sistema que você confia. E, claro, o importante é que depois que você respondeu o email ou finalizou o trabalho relacionado a ele, vá até seu correio eletrônico e e tire a classificação dele. Estão vendo aquelas classificações que coloquei lá em cima? Hoje o Particular acaba, o Office vai ter uns 5 apenas pois são alguns emails que dependem de outras informações para finalizar e o blog vai para uns 10.
Uma cola para vocês lembrarem dos passos:
Fica a dica e pare com essa neurose de responder tudo na hora ou deixar para depois. E vamos lá responder aquele email que o prazo é hoje 😉
E confiram alguns posts de produtividade aqui no blog: