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Expliquei aqui, como capturar documentos para não usar mais papel!

Nesse 2º post explico como armazenar esses documentos de uma forma segura.

ARMAZENANDO DOCUMENTOS

Um serviço de graça e absurdamente simples de usar: Dropbox. O que ele faz? A mesma coisa que seu pendrive faz mas tudo fica armazenado na nuvem. E ele faz muito, mas muito mais que isso!

Você se cadastra no site da Dropbox. Depois você baixa o aplicativo (não importa se você usa Mac ou Windows).

Ele criará uma nova pasta em seu computador:

Bem, QUALQUER coisa que você colocar ali dentro irá sincronizar com o Dropbox e ficará arquivado tanto no seu computador como na nuvem. Ou seja, se seu computador pegou fogo, foi roubado, queimou HD, pegou vírus, etc TODOS seus documentos estão salvos! Basta baixar novamente o aplicativo, logar e entrar na sua conta e pronto!

Outra maravilha dele é que você tem acesso via Web de sua pasta. Você esta na casa de um amigo e precisa baixar um arquivo qualquer. Você entre no site do Dropbox e PUMM! Todos documentos estão lá, exatamente como no seu computador:

Ai é só entrar e editar ou ver o documento que quiser!

Olhem as abas no Dropbox Web (figura de cima):

• Events: Tudo o que aconteceu com seus arquivos. Quando foram incluídos, excluídos e alterados.
• Sharing: Você pode compartilhar QUALQUER documento ou pasta! Basta enviar o link e a pessoa baixa o documento. Se ela tem Dropbox, você compartilha uma pasta e qualquer alteração feita por qualquer pessoa que tem acesso à pasta, é alterada para todos!

E não acabou ainda! Você tem um histórico e tem acesso a todas  alterações de um documento de até 06 meses atrás!

Bem, e como uso o Dropbox no meu dia-a-dia?

Lembram como eu capturo um documento, não? Depois que eu scanneio o documento, pelo JotNot, eu tenho a opção de envia-lo diretamente para o Dropbox:

Mas se eu não tenho iPhone?? Tire uma foto do documento e arquive depois no computador, dentro do Dropbox. Simples assim.

Existe também aplicativo do Dropbox para iPhone e iPad , Androide e para Blackberry de graça. Com ele você explora todo seu Dropbox e baixa documentos para edição ou para visualização. Pode também colocar fotos diretamente do celular no Dropbox.

Resumindo: captura o documento, scaneia, joga no Dropbox  e pronto!

Interessante criar pastas relevantes! Contas – todas as contas pagas; Nota Fiscal – todas notas fiscais de produtos que você comprou. E sempre coloque o nome do arquivo correto para facilitar as buscas.

No próximo post irei falar do EVERNOTE. Um aplicativo de graça que tem para todas as plataformas que enterra de vez o papel.