Sabe aquela situação em que você fica martelando um problema na sua cabeça o dia inteiro durante o trabalho, sem encontrar uma solução, e de repente você tem o momento do “Eureka!” quando já está em casa, na mesa do jantar? Isso acontece por dois motivos: por não mantermos o foco e por não nos distanciarmos para dar uma trégua ao cérebro, que precisa de momentos de descanso.
Nós dependemos de um conceito primordial: o tempo. Trabalhar com um senso de urgência força-nos a nos concentrar no essencial e nos desligar das distrações. Definir um prazo para uma tarefa nos ajuda a manter o foco e a produzir com mais qualidade.
É aí que entra a Técnica Pomodoro.
No final dos anos 80, o italiano Francesco Cirillo propôs a si mesmo o seguinte desafio:
“‘Você consegue estudar – estudar mesmo – por 10 minutos?’ Eu precisava de uma validação objetiva, um tutor de tempo, e encontrei um no timer de cozinha com o formato de um tomate (em italiano, pomodoro).”
Francesco desenvolveu a técnica ao perceber que blocos de trabalho completamente focados seguidos de espaços curtos de descanso aumentavam significativamente a produtividade. Ele descreveu o método em seu livro The Pomodoro Technique (não há versão em português, mas você pode baixar o PDF gratuitamente).
O que você vai precisar:
– um timer sonoro de no mínimo 25 minutos (para facilitar o entendimento daqui pra frente, vamos definir 25 min = 1 pomodoro). Pode ser um cronômetro como o tomatinho ou o alarme do celular, mas desde que ele emita um som;
– papel e caneta para anotar as tarefas. Pode-se usar ferramentas como as planilhas do Office, iWork ou LibreOffice, mas quanto mais simples, melhor.
A princípio você vai criar duas tabelas:
– a primeira é o “Inventário”, onde você vai anotar tudo o que tem para fazer. Ela possui três colunas: Data Prevista (para início da tarefa), Descrição e Estimativa (em número de Pomodoros). Não se preocupe com a Estimativa a princípio, você vai definí-la melhor quando estiver craque na técnica;
– a segunda é a “Fazer Hoje”. Ao término de cada atividade do Inventário você irá riscá-la e anotá-la aqui. Ela também possui três colunas: Hora de Início, Descrição e Número de Pomodoros utilizados.
No link acima para o livro o autor também disponibiliza PDFs para ambas as listas, mas não há necessidade.
Antes de começar, anote as tarefas a serem realizadas na lista Inventário. Procure ser o mais objetivo possível. Tarefas que demandam o tempo menor que um pomodoro podem ser agrupadas numa tarefa maior.
Mãos a obra!
1. Escolha a tarefa a ser realizada.
2. Programe o cronômetro para um pomodoro e dispare. Durante esse tempo trabalhe na tarefa com foco total, sem se distrair. Ao término do pomodoro marque um “x” na tarefa.
3. Faça uma pausa curta, de 3 a 5 minutos. A cada 4 pomodoros faça uma maior, de 20 minutos.
Regrinhas básicas:
– o pomodoro é indivisível;
– ao lidar com interrupções externas, não pare o pomodoro. Anote na lista Fazer Hoje como urgente e resolva-a ao terminar o pomodoro atual, ou anote no Inventário para fazer depois. Mas é importante não parar o pomodoro;
– se o pomodoro foi interrompido definitivamente, não marque um “x”. Esse tempo da tarefa até então foi perdido e não pode ser contabilizado.
– é terminantemente proibido usar a técnica nos finais de semana. Faça um favor a si mesmo e vá pescar! 😉
Ao término das tarefas você vai precisar de uma terceira lista, o “Registro Permanente”. Para essa é aconselhável o uso do Excel, Numbers ou LibreOffice Calc. Nela todas as tarefas realizadas e anotadas na lista Fazer Hoje serão arquivadas, para um eventual controle. As colunas são Data, Hora de Início, Descrição, Tipo de Atividade, Número de Pomodoros utilizados e Observações, onde você pode anotar certas ressalvas para a tarefa em questão.
Com isso você vai perder o sentimento de tempo perdido e se concentrar no que realmente importa. É extremamente importante se desligar do mundo exterior durante o pomodoro. Redes sociais, e-mail, saídas esporádicas… esqueça. São você e a tarefa, nada mais. Durante a pausa, tudo liberado. Na maioria das vezes a solução surgirá durante os intervalos. Quando a mente se desprende do problema ela concatena as opções e a resposta aparece, simplesmente.
Alguns pontos prós e contras da técnica:
Prós:
– ajuda na organização ao obrigá-lo a anotar tudo o que se tem que fazer;
– define timings para as tarefas, com tempo para descanso. Isso ajuda a produzir com mais qualidade;
– ajuda a definir prioridades;
– mantém a motivação. Ao ver a quantidade de tarefas realizadas em pouco tempo, a pessoa se sente impulsionada a fazer mais e melhor;
– é extremamente simples. Pode-se usar ferramentas mais modernas, mas basta um cronômetro, papel e caneta. Como o foco aqui é na produtividade, é imperativo manter a simplicidade. Há alguns apps otimizados para a Técnica Pomodoro, mas lembre-se de que eles não são essenciais, os deixarei aqui mais pela curiosidade:
Pomodairo – aplicativo que roda em Adobe Air, para Windows, Mac e Linux;
Pomodori – para Mac;
Tomato Timer – web app, roda no browser;
Promodoro – para iOS;
Pomodroido – para Android;
Pomodoro – para Windows Phone.
Contras:
– o método parte do pressuposto que não conseguimos nos manter concentrados por mais de 25 minutos. Algumas pessoas conseguem ficar focadas por mais de uma hora, mantendo a produtividade. Definir um prazo menor pode até atrapalhar mais do que ajudar, pois força o cérebro a parar e até recuperar a concentração pode-se levar um tempo maior do que o tempo de descanso.
Cada pessoa possui um ritmo de trabalho. Mesmo eu, que sou extremamente disperso, consigo manter o foco por um tempo. Aconselho a testar o método e adequá-lo a sua própria necessidade. Você não tem nada a perder, mas tem a ganhar a mercadoria mais preciosa dos mortais: tempo.