Olá, meu nome é Cristiano Santos, e eu fui convidado pelo mestre Nerdpai para escrever sobre GTD (Getting things Done) aqui no blog. Espero que gostem e que o artigo seja bastante útil para todos!
Traduzindo, GTD (Getting Things Done) pode significar “fazendo coisas”. Esse termo foi cunhado pelo David Allen, autor do livro “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress” e depois relançado como “A Arte de Fazer Acontecer”. A metodologia consiste em listar todas as suas tarefas num sistema de sua confiança e focar 100% da sua atenção na demanda mais iminente. Dessa forma, a chance de retrabalho diminui consideravelmente e com isso, passamos a ser mais produtivos.
Divididos em cinco macro-categorias, o GTD é listado da seguinte forma
- Coletar;
- Processar;
- Organizar;
- Revisar;
- e Executar.
Categoria Coletar – Começar é sempre muito difícil
Coletar é definitivamente é a categoria mais difícil de todas. Significa que você em vez de começar a trabalhar efetivamente quando sentar na sua mesa, vai então listar tudo o que se tem para fazer. E quando eu digo tudo, estou falando tuuuuuudo realmente. Para o autor David Allen, tudo é trabalho, vejam um trecho do seu livro.
[…] Considero o termo “trabalho” em seu sentido mais universal, como qualquer coisa que você deseja ou precisa fazer […] Para mim, semear o jardim ou atualizar meu testamento é trabalho, do mesmo jeito que escrever este livro ou treinar um cliente. […]
A ideia é listar todas tarefas sem critério algum para que não se esqueça de absolutamente nada. Nenhuma tarefa deve ficar de fora para que se possa planejar com mais coerência e mais eficácia. Você pode usar lápis e papel ou até mesmo um software, não importa. O fundamental é que nenhuma tarefa seja esquecida.
Categoria Processar – Classificando cada demanda
Processar é o ato de trazer todas as informações fundamentais para a execução de cada tarefa. Seja o seu prazo de conclusão, tempo estimado, se precisará de ajuda ou de referência, enfim, tudo que vai influenciar na execução da tarefa, deverá ser levado em consideração e inserido no sistema que você escolheu.
Categoria Organizar – É hora de dar “peso” para as tarefas
Nessa categoria definimos qual deverá ser feita primeiro classificando a prioridade de cada uma. Peso 1 (alta prioridade), 2 (média prioridade) e 3 (baixa prioridade). Uma vez que temos listadas as tarefas e cada uma delas possui todas as informações necessárias, sabemos claramente quais são as prioridades e fica fácil classificá-las.
Eu costumo dizer que a demanda “surge para você” nesse momento. Não há como escolher uma tarefa como opção, uma vez que sabemos claramente qual é a prioridade nesse conjunto. Dessa forma, procrastinar é praticamente impossível, a não ser que você faça isso deliberadamente, pois tudo fica claro nessa fase.
Categoria Revisar – Começando tudo de novo
De longe essa é a categoria que mais usamos no nosso cotidiano. Toda hora chega um novo e-mail, sempre o telefone toca, e tudo precisa mudar e obviamente as prioridades precisar ser reordenadas. Para mim revisar significa “listar, processar e organizar” novamente, só que em menor escala. Imagine que você já possui 10 tarefas definidas e chegou um e-mail com uma nova demanda. Basta inseri-la no sistema, agregar todas as informações necessárias para a sua execução e classificar a sua prioridade. Pronto, todas as demandas se realocam cada uma na sua posição de execução normalmente.
Categoria Executar – Done!
Simples, é hora de fazer a tarefa! Foque 100% da sua atenção na mesma e execute-a tranquilamente. O fato de você não se preocupar com as demais tarefas, significa que estará mais concentrado na mesma e que tem uma chance pequena de refazê-la posteriormente. Mas caso isso seja necessário por um motivo qualquer do trabalho, basta usar a categoria revisar novamente no contexto de todas as suas tarefas.
Se você gostou dessa metodologia e quer aprender na prática como ela funciona, eu darei um curso online pela ferramenta Edukee nos dia 08/09/2012 e 15/09/2012 das 16h às 18h. Nesse curso eu vou falar mais a fundo sobre cada uma das macro-categorias e vou usar a ferramenta Remember the Milk para exemplificar com exercícios na prática, onde todos os alunos tomarão as decisões em tempo real usando a metodologia GTD.
Para maiores informações, acesse o site oficial e assista o vídeo de divulgação abaixo.