Cheguei a fazer três posts em 2011 sobre como devemos dar adeus aos papéis (I, II, III). Na época eu usava uns 3 aplicativos para fazer isso e para muitos acaba sendo mais complicado seguir a metodologia do que deixar uma pilha de papel na mesa de trabalho.
Bem, esses 3 posts foram em 2011 e hoje a metodologia de digitalizar e guardar documentos está bem mais simples hoje e podemos fazer tudo isso com apenas 1 aplicativo: o Dropbox.
Como você sabe – ou deveria saber – o Dropbox é um sistema totalmente de graça que armazena todos os tipos de documentos na nuvem. Você instala no seu computador e em seu smartphone e qualquer coisa que você coloca lá é sincronizado em todos os seus dispositivos.
Você está no escritório e instalou no computador o Dropbox. No meio da rua você pode checar ou editar um documento com seu smartphone (iOS ou Android), tem em casa todos os seus arquivos organizados (tanto para Mac como para Windows) e pode também fazer backup das suas fotos.
Na nova versão do aplicativo, agora tem a opção de digitalizar diretamente pelo aplicativo do smartphone qualquer documento. E como todo mundo sabe tirar foto pelo celular, não tem desculpa para você ter notas fiscais, documentos, notas, quadros negros etc guardados na nuvem.
Bem, deixa eu desenhar para você entender melhor:
- Instale o Dropbox;
- Abra o aplicativo e você verá um sinal de +;
- Click e escolha a opção Escanear documento;
- Tire foto do documento e escolha a pasta onde irá guarda-lo;
- Jogue fora o papel;
Rápido e simples e NUNCA mais você irá perder um manual de instruções, nota fiscal, exames, carteira de vacinação, pedidos médicos, protocolos etc etc etc. E todos os documentos são ainda salvos em PDF.
Olha aqui a sequência de fotos do processo:
Vamos começar a ficar livre de papeis e da bagunça que assola sua mesa, armários e arquivos? Instale o Dropbox e seja muito bem-vindo ao século XXI.
E sempre faça backup, ok?
PS.: o sistema de escanear ainda está habilitado só para iOS. Mas dá para tirar uma foto normal e começar a fazer isso pelo Android até liberarem esse sistema para a plataforma.